To jest pytanie, które stawia sobie chyba większość właścicieli czy mieszkańców i jest to uzasadnione.
Zastanówmy się co widać:
czy jest czysto, czy brudno na klatce schodowej i wokół budynku?
Czy jest remont czy może od lat nic się nie dzieje?
I w zależności od odpowiedzi na te podstawowe pytania zarządca oceniany jest dobrze albo źle.
Te pytania są ważne, tak jak ważna jest twierdząca odpowiedź na nie, ale czy jeszcze coś robi taki zarządca? Postaram się w tym miejscu podzielić zadania w najbardziej podstawowy sposób nie wdając się we wszystkie czynności. Generalnie możemy zakres podzielić na 3 podstawowe elementy:
I. Administracja
II. Księgowość i rozliczenia
III. Sprawy techniczne
Każdy z tych elementów zawiera w sobie szereg czynności które należy wykonać.

To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez właścicieli, którzy kupili mieszkanie w nowiutko oddanym budynku.
Przecież płacimy więcej niż w starej kamienicy!
To kolejny argument często podnoszony przez mieszkańców.
Zastanówmy się co takiego generuje te wysokie koszty:

• brama garażowa – na gwarancji, której utrzymanie obarczone jest koniecznymi przeglądami, niekoniecznie tanimi,
• wentylacja mechaniczna – na gwarancji, serwisy wentylacji to spory wydatek, a wentylacja po adaptacjach lokali i przeróbkach w mieszkaniach nadaje się często do ponownej regulacji,
• wentylacja oddymiająca / mechaniczna w garażu – nie można o niej zapominać,
• pompy odpompowujące nadmiar wody – najczęściej zainstalowane w garażach podziemnych. Pompy to jedne z najbardziej awaryjnych urządzeń,
• instalacja p.poż wraz z centralą powiadamiającą – umowa na nadzór najczęściej jest już w pakiecie umów do przejęcia
• i inne specyficzne dla budynku, jak np. zbiornik retencyjny na wizualizacji będący pięknym małym stawem…

a do tego:

• windy – miesięczne opłaty na nadzór,
• oświetlenie zewnętrzne,
• szlabany,
• domofony lub wideodomofny,
• inne udogodnienia ( boiska, place zabaw, tężnie, platformy garażowe ).

Większość tych urządzeń generuje ponadto koszty prądu wyższe niż w budynkach pozbawionych takich udogodnień.
A jeśli do tego dodamy :

• mycie garaży,
• obsługa zieleni wokół budynku,

lub

• ochrona obiektu,
• portiernia,

To w rezultacie mamy 14 pozycji kosztów dodatkowych do opłat miesięcznych, których nie znajdziecie w kamienicy.
Może kupując mieszkanie dla siebie, lub inwestycyjnie warto sobie zadać pytanie, w jakie urządzenia wyposażony jest budynek? Bo to one będą generować koszty miesięczne.

Z końcem każdego roku pojawiają się co raz to pytania związane z rozliczeniem zarządów i zarządców.
Część z nich bierze się z faktu, że zarządy nie przedstawiają właścicielom kosztów szczegółowych ponoszonych przez budynek. W konsekwencji właściciele płacą stawkę za m2 i nie wiedzą co jest jej składową. Dopóki jest dobrze i we wspólnocie wszystko działa jak należy nie ma z tym problemu. Gorzej jest jak coś idzie nie tak jak powinno.
Zaczniemy więc dzisiaj od tego co może być składową kosztów we wspólnotach mieszkaniowych i skąd wziąć dane.
Dla budynków i właścicieli które dopiero zaczynają swoją przygodę, czyli zupełnie nowych, w których wspólnotę należy dopiero zarejestrować trudno jest oszacować pierwsze koszty w sposób precyzyjny i dokładny. Część na pewno się da, reszta pozostanie do rozliczenia. Zaznaczę poniżej na przykładzie pozycji poniżej, jakie koszty można na etapie przygotowania budżetu określić w miarę precyzyjnie.
Wspólnoty już działające mają łatwiejsze zadanie. Ponoszone przez nie koszty zebranie są w sprawozdaniu finansowym, który jest punktem wyjścia do budżetu w kolejnym roku.
Najłatwiej przygotować sobie budżet w formie tabeli wtedy niezależnie od formy rozliczeń kosztów od m2 czy od udziału mamy podgląd całości.
Co może być składnikiem miesięcznych zaliczek, zaczynając od tych łatwych do precyzyjnego wyliczenia:

1. Ubezpieczenie nieruchomości.
2. Sprzątanie nieruchomości.
3. Obsługa rachunku bankowego.
4. Obsługa serwisowa np. bramy, windy, wentylacje, szlabany.
5. Wynagrodzenie zarządu i zarządcy – ryczałt.
6. Obsługa pogotowia awaryjnego – ryczałt.
7. Obsługa techniczna -serwis miesięczny – ryczałt.
8. Przeglądy wymagane prawem budowlanym.
9. Inne stałe koszty we wspólnocie ( deratyzacja )

I te koszty, które trudno jest bez rocznego sprawozdania dokładnie oszacować i mogą być obarczone błędem, a będą to np.:

1. Energia elektryczna części wspólnych.
2. Drobne naprawy i remonty, które nie są inwestycją i nie mogą być pokryte z funduszu remontowego.
3. Windykacja
4. Pozostałe koszty trudne do sklasyfikowania ( np. zakup flagi, zakup roślin do nasadzeń, wymiana wycieraczek i inne)

Każda nieruchomość jest inna i powyższe przykłady nie są i nie mają na celu być uniwersalne dla wszystkich.
Dobrze jest jeżeli sprawozdanie finansowe wspólnoty będzie rozbite na te same pozycje. Wtedy weryfikacja planów i założeń jest łatwiejsza.
Budżet powinien też obejmować zaliczkę na fundusz remontowy.
Zaliczka ta powinna być powiązana z planami remontowymi właścicieli, a jej wysokość wynikać wprost z planu zarządzania nieruchomością, ale o tym innym razem.

Awaria w nieruchomości to sytuacja, w której występuje nagła usterka lub problemy z funkcjonowaniem elementów wyposażenia lub instalacji znajdujących się w budynku. Awarie mogą wystąpić w różnych systemach w budynku, takich jak elektryczność, instalacje wodno-kanalizacyjne, ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja, windy, drzwi, okna itp.
Przykładowe awarie, jakie mogą wystąpić w nieruchomości, to:
• Nagłe przerwanie zasilania lub awaria elektryczna
• Wycieki wody z instalacji wodno-kanalizacyjnej
• Nagłe zatrzymanie lub usterka w systemie ogrzewania lub klimatyzacji
• Uszkodzenie windy lub awaria drzwi
• Problemy z oknami, np. zacinające się lub trudne do otwarcia
Awarie w nieruchomościach mogą powodować różne skutki, takie jak utrudnienia w codziennym funkcjonowaniu mieszkańców, zagrożenie dla zdrowia i bezpieczeństwa, a także uszkodzenie mienia. Dlatego ważne jest, aby zarządca nieruchomości lub właściciel budynku działał szybko, aby jak najszybciej usunąć usterkę i przywrócić prawidłowe funkcjonowanie budynku. Awaria w nieruchomości wymaga zwykle szybkiej interwencji i fachowej pomocy specjalisty, takiego jak hydraulik, elektryk lub mechanik.

Większość wspólnot mieszkaniowych (stosownie podejmowana na tą okoliczność uchwała) deklaruje  wolę segregacji odpadów. W takim przypadku w miesięcznych kosztach np. w mieście Katowice opłata wynosi 26zł od osoby na miesiąc.
Brak segregacji przez choćby jedną osobę w budynku spowodować może wzrost opłat dla wszystkich mieszkańców do 52zł od osoby.
Dlatego też warto przypomnieć w tym miejscu podstawowe zasady segregacji. Przede wszystkim należy zwracać uwagę również na oznaczenia na pojemnikach na śmieci.
1. Odpady biodegradowalne (organiczne) – takie jak resztki jedzenia, trawa, liście, gałęzie, które mogą być przetwarzane na kompost.
2. Odpady papierowe – takie jak gazety, ulotki, katalogi, pudełka z papieru, które mogą być przetwarzane na papier recyklingowy.
3. Odpady szklane – takie jak butelki, słoiki, kieliszki, które mogą być przetwarzane na szkło recyklingowe.
4. Odpady metalowe – takie jak puszki, folie, opakowania z metalu, które mogą być przetwarzane na metal recyklingowy.
5. Odpady tworzyw sztucznych – takie jak opakowania, butelki, worki, które mogą być przetwarzane na tworzywa sztuczne recyklingowe.
6. Odpady niebezpieczne – takie jak baterie, lampy, farby, chemikalia, które wymagają specjalnego traktowania i nie powinny być mieszane z innymi odpadami.
Segregacja odpadów pozwala na uzyskanie surowców wtórnych z odpadów, co przyczynia się do ochrony środowiska poprzez ograniczenie ilości odpadów trafiających na składowiska odpadów oraz ograniczenie emisji gazów cieplarnianych powstających podczas procesu utylizacji odpadów. Dlatego ważne jest, aby każdy mieszkaniec pamiętał o segregacji odpadów i wykonywał ją regularnie, zgodnie z obowiązującymi zasadami i wytycznymi w danym regionie.

Niektórzy właściciele nieruchomości preferują ustalanie harmonogramu koszenia trawy, w którym wyznaczają stały dzień lub tydzień, w którym pracownik zajmuje się koszeniem trawy. Jednakże, istnieje wiele czynników, które wpływają na potrzebę koszenia trawy, takich jak warunki pogodowe, sezon, wilgotność gleby, szybkość wzrostu trawy i inne. Dlatego, w wielu przypadkach, ustalenie harmonogramu koszenia trawy może okazać się niewystarczające lub nieefektywne.
Zamiast tego, lepszym rozwiązaniem może być kierowanie się potrzebą koszenia trawy w danym momencie, co pozwoli na uzyskanie lepszych efektów koszenia. Jeśli trawa jest zbyt długa, zaczyna się wyginać, co może prowadzić do zapadania się i niszczenia trawnika. Z drugiej strony, koszenie trawy zbyt często może osłabiać korzenie i prowadzić do problemów z utrzymaniem zdrowego trawnika.
Koszenie trawy w zależności od potrzeby umożliwia właścicielowi nieruchomości i/lub zarządcy nieruchomości dostosowanie harmonogramu koszenia do aktualnych warunków, co pozwala na utrzymanie trawnika w dobrym stanie przez cały sezon
Wniosek jest taki, że koszenie trawy w zależności od potrzeby jest bardziej elastycznym i efektywnym podejściem, które pozwala na utrzymanie trawnika w dobrym stanie przez cały sezon.

I kolejny już raz dostałam zapytanie, czy lepiej kupić mieszkanie w spółdzielni czy mieszkanie bezczynszowe?
Czy słowo „bezczynszowe” oznacza brak jakichkolwiek opłat miesięcznych za utrzymanie mieszkania?
Wiele osób tak dosłownie rozumie to określenie. Ma być kuszące i takie właśnie jest.
Kto by nie chciał mieć nieruchomości, której utrzymanie kosztowało by zero złoty?
Szkoda że to chwyt marketingowy wykorzystujący fakt, że kupując mieszkanie nie zagłębiamy się w przepisy i definicje nazw.
W mieszkaniach nazywanych „bezczynszowymi” właściciel ponosi koszty związane z utrzymaniem nieruchomości – tylko nie są one nazwane czynszem, a kosztami zarządzania czy tez kosztami eksploatacji i funduszem remontowym. Ustawa o własności lokali ( Dz.U. z 1994 r. nr 85, poz. 388 z póź. zm. aż do stanu z dnia 31 marca 2020 ) art. 12 , art. 13, art. 14 i art. 15 wskazują, że właściciel ma obowiązek ponoszenia wydatków i ciężarów związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w części nie znajdującej pokrycia w pożytkach i innych przychodach.
Na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności:
1) wydatki na remonty i bieżącą konserwację,
2) opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę,
3) ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,
4) wydatki na utrzymanie porządku i czystości,
5) wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.
Reasumując – koszty miesięczne w mieszkaniu bezczynszowym również są do poniesienia.
Oczywistym jest, że skuteczny zarządca powinien analizować koszty ponoszone przez właścicieli nieruchomości i optymalizować je w zależności od potrzeb. Nie wystarczającym, z mojej punktu widzenia jest ustalenie miesięcznej kwoty i rozliczenie jej po roku na zasadzie „jeśli brakło to właściciele dopłacą, a jeśli zostanie to się pomyśli”.
Dobry zarządca planuje i analizuje koszty ponoszone przez właścicieli, dzięki temu mogą one być zdecydowanie niższe niż czynsze w podobnych lokalach będących w zasobach spółdzielni mieszkaniowych.

To jedno z pytań, które trafiło do nas w ramach akcji pomagamy.
Odpowiedź za każdym razem będzie taka sama – to zależy 😉
od czego? A od tego co mamy zapisane w Księdze wieczystej i akcie notarialnym.
Księgi wieczyste i ich sprawdzenie czasem przysparza właścicielom trudności, łatwiej więc zerknąć a akt notarialny zakupu lokalu.
Jeśli w akcie notarialnym znajdziemy zapis:
przedmiotem sprzedaży jest lokal mieszkalny o powierzchni …….(i tu opis lokalu) oraz pomieszczenie piwniczne o pow……. lub komórka lokatorska o nr …. o powierzchni …m2 przynależne do lokalu oznacza, że piwnica o nr … lub/i o powierzchni …m2 jest naszą własnością, tak samo jak mieszkanie. I nie może być zajęta przez kogoś innego, chyba że będzie płacił nam czynsz 😉
Jeżeli w akcie notarialnym nie ma mowy o pomieszczeniach przynależnych sądzić należy, że piwnice są w częścią wspólną. Podzielone pomiędzy właścicieli mogą być w różnorodny sposób, najczęściej wynikający z zaszłości „ta piwnica zawsze była do tego lokalu”,
Czasem zarządcy i administratorzy mają rzuty piwnic z zaznaczonymi pomieszczeniami oznaczonymi numerem lokalu, który korzysta z danego pomieszczenia.
Jeśli piwnice są częścią wspólną, a tylko użytkowane przez mieszkańców dobrą praktyką jest określenie zasad, a co powinno się w nich znaleźć?
Na przykład:
– na każde mieszkanie przypada 1 pomieszczenie piwniczne, które powinno być oznaczone nr lokalu,
– wolne pomieszczenia piwniczne mogą być oddane chętnym za dodatkową opłatą, która może stanowić dochód i być przeznaczona np. na sprzątanie korytarzy piwnicznych – ten koszt nie obciąża wtedy budżetu właścicieli,
– zasady określające co można trzymać w pomieszczeniach piwnicznych, a czego nie
I wiele innych zależnych od nieruchomości i potrzeb właścicieli.
Uporządkowanie kwestii piwnic należy do roli administratora/zarządcy budynku.
Zarządca / administrator powinien wiedzieć, czy piwnice są częścią wspólną, czy nie, a jeżeli nie są częścią wspólną i pojawia się konflikt to powinien zaproponować rozwiązanie tego problemu.

Art. 18 UoWl wskazuje, że właściciele mogą określić sposób zarządu nieruchomością wspólną w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lub później w formie aktu notarialnego powierzyć zarząd osobie fizycznej lub prawnej.
Co to oznacza w praktyce?
W praktyce oznacza to, że umawiając się na pierwszy w danej nieruchomości akt notarialny deweloper umawia również wybrany przez siebie zarząd wspólnoty. W trakcie aktu pierwszy właściciel w danym budynku podpisuje uchwały:
– określające sposób zarządu nieruchomością wspólną,
– ustanawiające budżet,
– regulaminy, i inne w zależności od doświadczenia powoływanego zarządu i dewelopera.
Uchwały te podpisywane są przez pierwszego właściciela i upoważnionego przedstawiciela dewelopera. Łącznie zawsze wchodzą w życie mają 100% udziałów „za”.
Uchwały podjęte podczas pierwszego aktu dotyczyć już będą każdego kolejnego właściciela.
Powołany w ten sposób zarząd ma za zadanie:
– przejąć budynek od dewelopera,
– zarejestrować wspólnotę mieszkaniową (NIP, REGON ),
– założyć rachunek bankowy dla wspólnoty,
– przejąć wszystkie umowy, jakie miał podpisane deweloper na urządzenia zainstalowane w budynku, jeżeli ich przejęcie wiąże się z utrzymaniem gwarancji,
– zawrzeć umowy na dostawę mediów: prąd, woda, ciepło,
– zawrzeć umowy na obsługę dźwigów,
– zrobić naliczenia opłat dla właścicieli zgodnie z przyjętym założeniem budżetowym.
Do tego momentu właściwie każdy zarząd powołany przez dewelopera będzie działał w tle. Właściciele zajęci swoimi nowymi mieszkaniami nie angażują się w działania budynku.

Kiedy Właściciele zaczynają się angażować w życie budynku, a w frustracja narasta?
Wtedy kiedy usterek w lokalach lub w częściach wspólnych jest bardzo dużo, a deweloper nie reaguje na zgłoszenia (brak reakcji może mieć różne podstawy, niekoniecznie jest to niechęć do wykonania napraw, ale o tym napiszę później).
To jest ten moment, w którym we wspólnocie zaczyna wrzeć.
Zdesperowani właściciele, którzy czekali na swój wymarzony apartament, chcą by ich zgłoszenia realizowane były od razu i bez zbędnej zwłoki. Tym czasem deweloper nie reaguje, a zarząd (ten powołany przez dewelopera!) odpowiada, że usterki zostały zgłoszone.
Polityka budujących, deweloperów jest bardzo różna, jedni usuwają wszystkie drobne zgłoszenia od razu, inni w okresie gwarancji budynku dają wyjść wszystkim drobiazgom, żeby później w jednym czasie zrobić wszystko na raz.
Czujecie ten moment, w którym atmosfera zaczyna wrzeć?
Kupiłem mieszkanie, miało być z tych wymarzonych, a tu pęknięcie na ścianie, na klatce schodowej odpadła kafelka, a bramę garażową słychać przy każdym otwarciu!
Zgłaszam to gdzie się da, a ONI nie reagują!
Jeśli deweloper współpracuje z powołanym zarządem wtedy jest szansa uspokoić to wrzenie, jeśli jedna nie współpracuje wtedy całą winą za wszystkie niedociągnięcia obarczany jest zarząd wspólnoty.
Zarząd nie przejmuje oczywiście zobowiązań, ale jest najbliżej w relacji.
Zastanówmy się, czy zarząd powołany przez dewelopera podchodzi realizacji usterek z założeniem „a co mi tam nie zgłaszam, niech nie usuwają usterek …”?
No nie. Każdy nawet najmniej doświadczony zarząd wie, że sfrustrowany klient to ten który będzie chciał coś zmienić.
To jest ten moment, w którym część właścicieli podejmuje decyzję, że zarząd należy zmienić jeszcze przed zakończeniem okresu gwarancji.
Czy to dobre rozwiązanie?
To zależy. Często zarządy powoływane przez deweloperów współpracują na więcej niż jednym budynku. Wzajemne relacje są biznesowe, nie emocjonalne, dlatego też szanse na realizacje usterek w okresie gwarancji i rękojmi są zdecydowanie większe.
Zmiana jest jednak decyzją właścicieli.

Niezależnie od powodów, którymi kierujemy się dążąc do zmiany, zmianę zarządu powołanego w trybie art. 18 UoWL możemy przeprowadzić w każdym czasie.
Co powinno zmotywować wspólnotę do zmiany zarządu – przykłady:
– zakończony okres gwarancyjny i brak realizacji usterek,
– brak windykacji należności (sporo nowopowstałych wspólnot nie ma płynności finansowej przez brak wpłat właścicieli i brak windykacji ze strony zarządu),
– brak rozliczeń mediów,
– brak bieżących działań …. etc.
Aby zmienić zarząd wspólnoty mieszkaniowej po stronie wspólnoty (właścicieli) jest trochę pracy do wykonania.

1. Zapoznać się z ofertami firm zarządzających zwracając uwagę na:
2. Ilość osób zatrudnianych przez firmę (złudzenia, że dwie osoby w biurze zarządcy zaksięgują, będą windykować, dopilnują administracyjnie, sprawdzą sprzątaczkę i będą reagować na zgłoszenia, a na końcu je realizować, będą miały czas na kontakt z właścicielami, będą zawsze złudzeniem)
3. Ilość budynków obsługiwanych w ramach firmy zarządzającej versus ilość osób do obsługi
4. doświadczenie będące wynikową czasu działania firmy zarządzającej na danym rynku – kiepska firma zarządzająca nie utrzyma się długo. Warto dopytać, ile umów o zarządzanie jest podpisanych jako umowy cywilno – prawne, czyli takie gdzie forma zarządu nie jest już z art. 18 UoWL, a wynika ze świadomie podjętych decyzji przez właścicieli i jak długo te umowy obowiązują.
5. gdzie docelowo będą przechowywane dokumenty wspólnoty, w tym dokumenty techniczne i finansowe. Czy jeżeli właściciele chcieliby skontrolować nowego zarządcę, gdzie będą musieli się udać.
6. w jaki sposób zarządca pokazuje składowe kosztów utrzymania budynku (koszty zarządu nazywane też kosztami eksploatacyjnymi)
7. cenę za usługi
8. Właściciele, którzy zaangażują się w zmianę zarządu muszą się liczyć z tym, że to na nich spadnie największa praca na samym początku. To oni musza namówić właścicieli do zmiany. Dobrze jest, jeśli też to na nich przekazane będą pełnomocnictwa od właścicieli, którzy nie mogą być na zebraniu, ale popierają zmianę – bo zmiana może nastąpić za zgodą powyżej 50% udziałów w nieruchomości!
9. Mając rozeznanie na rynku usług zarządzania i 50,01% udziałów popierających zmianę należy wystąpić do zarządu z wnioskiem o zwołanie zebrania wspólnoty podając oczekiwane datę, godzinę i miejsce, podczas którego podejmowana będzie uchwała o zmianie zarządu lub zmianie sposobu zarządu nieruchomością wspólną
10. żądanie musi być podpisane przez właścicieli posiadających łącznie 1/10 udziałów,
11. na zebraniu obecny musi być notariusz do zaprotokołowania zebrania (notariusz nie prowadzi zebrania)

Uwaga ważne:
Pełnomocnictwa – często garaż podziemny jest osobnym lokalem i nie można udziału w nim dodać do udziału lokalu.