BIEŻĄCE CZYNNOŚCI ADMINISTRACYJNE

Naszym celem jest by Właściciele we Wspólnotach mieszkaniowych, którymi zarządzamy mieli pełne informacje dotyczące wszystkich spraw dotyczących ich nieruchomości.

Takie działanie skutkuje wzajemnym zaufaniem stron i długoletnią współpracą.

Zakres przekazywanych informacji zależy od woli Współwłaścicieli.

 

Kontakt w Właścicielami i Zarządem wspólnoty:

Podpisując umowę z firmą KOTRAK zyskujecie Państwo nie tylko profesjonalną obsługę w zakresie księgowym i rozliczeniowym prowadzonym przez wyspecjalizowanych pracowników, ale również obsługę techniczną prowadzoną przez osoby posiadające wymagane uprawnienia budowlane, ale także indywidualnego Administratora nieruchomości, który zajmuje się wszystkim sprawami Wspólnoty.

Rolą Administratora jest stały kontakt z Właścicielami, Zarządem wspólnoty, przygotowywaniem korespondencji, pism w sprawach bieżących, realizacją zgłoszeń, udzielanie wyjaśnień.

Administrator przygotowuje wszelką dokumentację do zebrań wspólnoty w tym projektów uchwał, kart do głosowania.

Ponadto Administrator, posiadający szeroką wiedzę w zakresie przepisów prawa służy Współwłaścicielom również jako doradca nie tylko w sprawach dotyczących części wspólnych.

Nasi Administratorzy w swoim zakresie obowiązków mają stałą kontrolę nad powierzonymi im budynkami. Kontrole takie odbywają się cyklicznie.

Informacje bieżące dla Właścicieli:

Po podpisaniu z nami umowy oraz po pierwszym zebraniu każdy Właściciel otrzymuje od nas teczkę z numerami telefonów niezbędnych do kontaktu z nami a w niej wykaz: adresów korespondencyjnych ( pocztowych i e-mailowych ), numerami telefonów alarmowych, terminami odczytów wodomierzy i ciepłomierzy, a także krótkie informacje o terminach płatności, terminach rozliczeń.

Telefon awaryjny:

Wszelkie zgłoszenia na telefon alarmowy są rejestrowane, a w przypadku awarii wymagającej interwencji odpowiednich służb do ewentualnej faktury dołączony jest protokół zgłoszenia z informacją zawierającą dane zgłaszającego, opis awarii i potwierdzenie jej zabezpieczenia lub usunięcia.

Spotkania bieżące z Właścicielem:

Spotkania odbywają się na życzenie Klienta.

Każde spotkanie z Właścicielem, które odbywa się w trakcie roku jest protokołowane i archiwizowane w dokumentach wspólnoty, a po wykonaniu zaleceń wskazanych przez Właściciela informujemy o sposobie ich realizacji.

Raporty:

Raportowanie traktujemy jako ważny instrument planowania, monitorowania oraz oceny efektywności procesu zarządzania nieruchomością. Poza standardowymi dokumentami przygotowujemy również specjalne raporty na życzenie Klienta, zgodnie z jego oczekiwaniami oraz potrzebami.

Prowadzenie i archiwizowanie korespondencji:

Korespondencja prowadzona w jednym temacie znajduje się pod jednym numerem rejestrowym, dzięki temu analiza działań jest dla każdego Właściciela widoczna.

Potrzebujesz więcej informacji napisz do nas korzystając z formularza lub na adres kotrak@kotrak.com.pl